업무용 이메일을 방해하는 6가지 방법과 해결 방법

직장 내 의사소통에 있어서는 이메일이 여전히 가장 중요합니다. Statista의 2022년 설문조사에 따르면 평균적인 회사원은 매일 30통 이상의 이메일을 받는 반면, 채팅 메시지 20통, 문자 메시지 13통, 일대일 전화 통화 12통에 비해 훨씬 더 많은 양의 이메일을 받습니다. 회사마다 수치가 다를 수 있지만 효과적인 이메일이 비즈니스 커뮤니케이션 성공의 핵심이라는 점에는 의심의 여지가 없습니다.

그러나 여기에 문제가 있습니다. 이메일이 25년 이상 우리 일상 업무 생활에서 큰 역할을 했음에도 불구하고 대부분의 전문가들은 첫 직장 이후로 저질러왔던 동일한 이메일 실수를 반복합니다. 방해 행위, 중요한 아이디어를 전달하는 능력.

이메일 결함 중 6가지와 이를 수정하는 쉬운 방법을 살펴보겠습니다.

매일 아침 이메일 받은편지함을 열면 표시되는 각 이메일에 대해 지금 열거나 나중에 열거나 삭제하는 세 가지 즉각적인 결정 중 하나를 내리게 됩니다. 그러한 결정을 내리는 데 도움이 되는 유일한 단서는 짧고 명확한 제목입니다.

그러나 제목 줄이 이메일의 중요한 부분임에도 불구하고 대부분의 발신자는 수신자가 충분한 정보를 바탕으로 결정을 내릴 수 있도록 정보를 너무 적게 제공합니다. 또는 완전히 오해를 불러일으키는 제목을 작성하는 경우도 있습니다.

아마도 여러분이 본 적이 있고 보낸 버전인 다음 제목 줄 예제의 명확성이 부족하다는 점을 고려하십시오.

수신자에게 컨텍스트나 필요한 단계에 대해 즉시 알리는 제목 앞에 모두 대문자 표시를 삽입합니다.

다음은 몇 가지 예입니다.

항상 수신자의 관점(작성자로서의 관점이 아닌)에서 제목을 보고 스스로에게 한 가지 질문을 해 보십시오. 수신자는 이 이메일에 적절한 우선순위를 부여할 만큼 충분한 정보를 갖고 있습니까?

가능한 한 구체적이고 드물게 작성하고, 읽기만 하는 것이 아니라 응답하도록 하는 것이 주요 목표라는 점을 기억하십시오.

마지막으로, 더 이상 커뮤니케이션 목적에 부합하지 않는 경우 스레드의 제목 줄을 수정하는 것을 두려워하지 마십시오. 스레드에서 몇 단어만 포함하면 수신자는 연결을 이해할 것입니다. 더욱 중요한 것은 새로운 핵심 정보를 즉시 확인할 수 있다는 것입니다.

사무실 복도에서 누군가가 당신에게 다가와서 이렇게 말한다고 상상해 보십시오.

"이것 좀 봐주세요."

이제 다음과 같이 상상해 보세요.

"안녕 벨린다, 이것 좀 볼 수 있나요?"

첫 번째 예는 커트입니다. 두 번째는 친절합니다.

영향이 잠재의식적인 경우에도 이메일을 통해 동일한 역동성이 발생합니다. 인사는 아깝게 느껴질 수도 있지만 따뜻하고 인간적으로 다가옵니다. 인사말이 없는 이메일은 차갑고 냉담합니다.

답장을 보낼 때도 "안녕하세요, [이름]" 또는 "안녕하세요, [이름]"으로 시작하세요.

여러 사람에게 연설하는 경우에는 "안녕하세요, 팀" 또는 "안녕하세요 여러분"이라고 적습니다. 단, 성별 편견을 전달하는 "안녕하세요"는 사용하지 마세요.

물론, 이메일을 시작할 때 인사를 하지 못했다고 당신을 비난하는 사람은 아무도 없습니다. 그러나 사람들은 따뜻한 인사에 긍정적으로 반응하는 것과 같은 이유로 친근한 인사말로 이메일을 열면 이메일에 더 열성적으로 응답할 것입니다.

귀하의 이메일을 여는 사람들은 단편 소설이나 긴 문단을 보고 싶어하지 않습니다. 그들은 귀하의 이메일을 전혀 읽고 싶어하지 않습니다. 그들은 이메일을 스캔하고 핵심 포인트와 작업 단계를 신속하게 추출하기를 원합니다.

하지만 이메일을 스캔 가능하게 만드는 것은 단순히 단어를 무작위로 자르는 것만이 아닙니다. 공간과 총알을 효율적으로 활용하는 것입니다.

원칙적으로 단락은 한 문장 단락을 포함하여 세 문장 이하로 제한하십시오. 이 단계별 형식을 사용하면 이메일을 더 쉽게 처리할 수 있으며 아이디어를 명확하고 간결하게 유지하는 데 도움이 됩니다. (이 기사의 모든 단락은 해당 규칙을 따릅니다.)

가장 필요한 단어, 특히 "훌륭하다", "우수하다", "매우 좋다"와 같은 쓸모없는 형용사를 제외하고 모두 잘라내는 것도 도움이 됩니다.

가독성을 위해 텍스트를 더욱 분할하려면 세 가지 이상의 이유, 예시 또는 단계를 공유할 때 글머리 기호를 사용하세요. 글머리 기호를 사용하면 완전한 문장, 구두점 및 접속사가 필요하지 않으므로 빠른 검색이 가능합니다. 올바른 글머리 기호를 사용하고 있는지 확인하세요.